DEMİR GRUP YAPI İNŞAAT SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ

ÇALIŞAN KİŞİSEL VERİLERİNİN KORUNMASI AYDINLATMA METNİ

İşbu Aydınlatma Metni’nde kişisel verilerinizin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ve ilgili mevzuata uygun olarak veri sorumlusu olan ve “Büyükdere Cad. No.74 D Torun Center Office Kule K:11 N:45 Şişli/İstanbul” adresinde yer alan Demir Grup Yapı İnşaat Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi (“Şirket”) nezdinde işlenmesine ilişkin esaslar aşağıda belirtilmiştir.

Kişisel verilerinizin Şirket tarafından işlenme süreçleri konusunda detaylı bilgiler, Çalışan Kişisel Verilerinin Korunması ve İşlenmesi Politikası’nda da yer almaktadır. Bu ilişki çerçevesinde, elde edilen bilgi ve belgelerde tarafınız dışında bir başka 3. kişiye ait kişisel veri bulunması durumunda, bu kişisel verileri Şirketimiz ile paylaşacağınız hususunda ilgili veri sahiplerini Kanun’un 10. maddesi anlamında bilgilendirdiğiniz ve Kanun’un 5. maddesi anlamında paylaşım için gerekli hukuki sebebi temin ettiğiniz Şirketimiz tarafından kabul edilmektedir ve bu anlamda yürütülmesi gereken aydınlatma ve açık rıza alma yükümlülüğü sizlerin sorumluluğundadır.

1. Kişisel Verilerin İşlenme Amacı

İş süreçlerinizde ve özlük dosyanız içerisinde saklanmak üzere toplanan kişisel verileriniz, iş ilişkisinin devamı süresince işveren sıfatının gerektirdiği yükümlülükler kapsamında kullanılır.

Bu kapsamda, kimlik bilgileriniz, iletişim bilgileriniz, özlük bilgileriniz, hukuki işlem bilgileriniz, finansal bilgileriniz, mesleki deneyim bilgileriniz, eğitim bilgileriniz, kıyafet verilmesi halinde beden bilginiz, yurt dışı iş seyahatleri halinde vize işlemleri için gerekli pasaport bilgileriniz, tarafınıza araç tahsis edilmiş ise araç konum verisi ve özel nitelikli kişisel veri kategorisinde olan iş sağlığı ve güvenliğinin temini ile görevinizin ifası kapsamında gerekli olan sağlık bilgileriniz, iş mailinden sürdürülen e-posta yazışmalarınız, işe girişte alınan adli sicil belgesindeki bilgileriniz, ayrıca acil durumlarda erişim sağlanabilmesi ve lehine sigorta yapılması adına paylaşmanız halinde sigorta işlemlerinin gerçekleştirilmesi temin edilen yakınlarınızın kimlik ve iletişim bilgisi işlenmektedir.

İşveren sıfatının gerektirdiği veri işleme faaliyetleri aşağıdaki amaçlar doğrultusunda gerçekleştirilmektedir:

• Çalışanlar için iş akdi ve mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi

• Çalışanlar için yan haklar ve menfaatleri süreçlerinin yürütülmesi

• Çalışanların performans değerlendirme süreçlerinin planlanması ve takibi

• Çalışanlara yönelik eğitim faaliyetlerinin yürütülmesi

• Özlük dosyası tutulması

• Şirket içerisindeki iş sağlığı ve güvenliğinin sağlanması

• İş sürekliliğinin sağlanması faaliyetlerinin planlanması ve/veya icrası

• Kurumsal yönetim faaliyetlerinin planlanması ve icrası

• Bilgi güvenliği süreçlerinin planlanması, denetimi ve icrası

• İnsan kaynakları politikalarının yönetilmesi

• Şirket içerisinde sosyal etkileşimin yürütülmesi

• Çalışan memnuniyetinin ve bağlılığının artırılması

• Yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi

• Hukuk işlerinin yürütülmesi

• Ücret politikasının yürütülmesi

• Şirket tarafından sağlanan iletişim araçlarının ve iletişim içeriklerinin denetlenmesi

• Veri sorumlusu operasyonlarının güvenliğinin temini

• Fiziksel mekan güvenliğinin temini

• Finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi.

• Yönetim hakkı çerçevesinde iş e-posta yazışmalarının takibi

2. İşlenen Kişisel Verilerin Aktarıldığı Yerler ve Aktarım Amacı

Kişisel verileriniz, Kanun’a uygun olarak iş ortaklarımıza, tedarikçilere, vergi danışmanlarımıza, hissedarlarımıza, grup şirketlerimize, iştiraklerimize, alt işverenlere, ilgili resmi kurumlara, bulut sisteminin kullanılması nedeniyle yurt dışına, Şirketimiz’in sözleşme ilişkisi içerisinde olduğu yurtiçi ve/veya yurtdışındaki 3. taraflar, mal ve/veya hizmet satışı yapılan kişiler, kanunen yetkili kamu kurumları ile (Örn: Sosyal Güvenlik Kurumu) paylaşabilecektir. Kişisel verilerin işlenme amacı ile verilerin aktarım amacı paralellik göstermektedir.

Şirketimiz iş süreçlerinin, çalışma saatlerinin ve özlük dosyasında yer alan belgelerin oluşturulması veya saklanması gibi yardımcı işler için aracı kurumlar ile işbirliği yapmaktadır. Kişisel verileriniz bu kurumlar ile görevlerini yerine getirebilmeleri için Kanun’a uygun olarak paylaşılabilecek olup ilgili kurumların bu verileri başka herhangi bir faaliyet için kullanma hakları bulunmadığını belirtiriz.

3. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz ticari faaliyetlerimizi yürütmek amacıyla Şirketimiz tarafından çeşitli yöntemlerle, özellikle de Şirket içi ağlarla, tamamen veya kısmen otomatik yöntemlerle, otomatik olmayan yöntemlerle, veri kayıt sisteminin parçası olarak yazılı ve elektronik ortamda toplanmaktadır. Kişisel verileriniz, Kanun tarafından öngörülen temel ilkelere, veri işleme şartlarına ve istisnalarına uygun olarak işbu Aydınlatma Metni’nde belirtilen amaçlarla da işlenebilmekte ve aktarılabilmektedir.

Toplanan kişisel verileriniz, aşağıda belirtilen hukuki sebepler doğrultusunda işlenebilmektedir:

• Açık rıza metninde belirtilen veri işleme süreçleri için Kanun’un m. 5/1 hükmü uyarınca açık rızanızın alınması,

• Kanun’un m. 5/2 (a) hükmü uyarınca kanunlarda açıkça öngörülmesi, (4857 sayılı İş Kanunu m. 75)

• Kanun’un m. 5/2 (c) hükmü uyarınca iş sözleşmesinin kurulması veya ifasıyla ilgili olması nedeniyle tarafınıza ait kişisel verilerin işlenmesinin zorunlu olması,

• Kanun’un m. 5/2 (ç) hükmü uyarınca İş Sağlığı ve Güvenliği kapsamındaki hukuki yükümlülüğümüzü yerine getirebilmemiz için veri işlemenin zorunlu olması

• Kanun’un m. 5/2 (e) hükmü uyarınca bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.

• Kanun’un m. 5/2 (f) hükmü uyarınca temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla meşru menfaatlerimiz için veri işlemenin zorunlu olması.

• Kanun’un m.6 hükmü uyarınca istihdam, iş sağlığı ve güvenliği, sosyal güvenlik, sosyal hizmetler ve sosyal yardım alanlarındaki hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi için zorunlu olması.

4. Kişisel Verilerin Saklama Süresi

Şirket, kişisel verilerinizi işlendikleri amaç için gerekli olan süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen saklama süreleri dikkate alınarak muhafaza etmektedir.

Bu kapsamda;

• Çalışan özlük dosyasında yer alan kişisel verileriniz, iş ilişkisinin sona ermesinden itibaren 10 yıl,

• İş sağlığı ve güvenliği kayıtları, ilgili mevzuatta öngörülen süreler boyunca, kural olarak 15 yıl,

• Ücret, bordro, izin, puantaj ve yan hak kayıtları, iş ilişkisinin sona ermesinden itibaren 10 yıl,

• Kurumsal etkinlikler kapsamında elde edilen fotoğraf ve görüntü kayıtları, ilgili açık rızanın geri alınmasına kadar, her hâlükârda kayıt tarihinden itibaren 3 yıl,

• Sosyal medya ve kurumsal iletişim faaliyetleri kapsamında kullanılan fotoğraf ve görüntüler, ilgili paylaşımın yayında kaldığı süre boyunca ve rızanın geri alınmasına kadar,

• Vize, pasaport ve seyahat organizasyonlarına ilişkin kişisel veriler, seyahat faaliyetinin tamamlanmasından itibaren 10 yıl,

• Ticari elektronik ileti izin kayıtları, ilgili mevzuat kapsamında iznin geri alınmasından veya sona ermesinden itibaren 3 yıl

süreyle saklanmaktadır.

Saklama süresinin sona ermesi veya işleme amacının ortadan kalkması halinde kişisel verileriniz Kanun’un 7. maddesi ve ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

5. Veri Sorumlusuna Başvuru Yolları ve Haklarınız

Kanun’un 11. maddesi uyarınca, Şirketimiz’e başvurarak, kişisel verilerinizin; a) işlenip işlenmediğini öğrenme, b) işlenmişse bilgi talep etme, c) işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, d) yurt içinde transfer edildiği tarafları öğrenme, e) eksik / yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme, f) Kanun’un 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini / yok edilmesini isteme, g) aktarıldığı 3. kişilere yukarıda sayılan (e) ve (f) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin bildirilmesini isteme, h) münhasıran otomatik sistemler ile analiz edilmesi nedeniyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme, i) Kanun’a aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme hakkına sahipsiniz.

Yukarıda sıralanan haklarınıza yönelik başvurularınızı, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca Başvuru Formunu doldurarak Şirket’in yukarıda belirtilen adresine posta yoluyla veya kvkk@demirgrup.com adresine e-posta göndererek iletebilirsiniz.

Şirketimiz taleplerinizi, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde ücret alınabilir. Şirketimiz talebi kabul edip işleme koyabilir veya gerekçesini açıklayarak talebi yazılı usulle reddedebilir.

Yukarıda belirtilen prosedür takip edilerek gerçekleştirilen başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hâllerinde, cevabın tebliğini takiben otuz ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na (“Kurul”) şikâyette bulunma hakkı mevcuttur. Ancak başvuru yolu tüketilmeden şikâyet yoluna başvurulamaz.

Kurul, şikâyet üzerine veya ihlal iddiasını öğrenmesi durumunda resen, görev alanına giren konularda gerekli incelemeyi yapar. Şikâyet üzerine Kurul, talebi inceleyerek ilgililere bir cevap verir. Şikâyet tarihinden itibaren altmış gün içinde cevap verilmezse talep reddedilmiş sayılır. Şikâyet üzerine veya resen yapılan inceleme sonucunda, ihlalin varlığının anlaşılması hâlinde Kurul, tespit ettiği hukuka aykırılıkların veri sorumlusu tarafından giderilmesine karar vererek ilgililere tebliğ eder. Bu karar, tebliğden itibaren gecikmeksizin ve en geç otuz gün içinde yerine getirilir. Kurul, telafisi güç veya imkânsız zararların doğması ve açıkça hukuka aykırılık olması hâlinde, veri işlenmesinin veya verinin yurt dışına aktarılmasının durdurulmasına karar verebilir.

Verilerinizin Şirketimiz nezdinde hassasiyetle korunduğunu belirtir bize duyduğunuz güven için teşekkür ederiz.

Aşağıda yer alan her bir önermeyi okuduktan sonra kutucukları işaretleyerek irade beyanınızı sunabilirsiniz.

□ Kişisel Verilerin Korunması Aydınlatma Metni’ni okudum ve anladım.

□ Sosyal Etkileşim ve Kurumsal Duyuru Açık Rızası

Şirket tarafından gerçekleştirilen kurumsal etkinlikler, kutlamalar, organizasyonlar ve sosyal faaliyetlere ilişkin duyuruların tarafıma iletilmesi amacıyla kişisel verilerimin işlenmesine açık rıza veriyorum.

□ Fotoğraf ve Görüntü Kullanımına İlişkin Açık Rıza

Şirket tarafından gerçekleştirilen etkinliklerde elde edilen fotoğraf ve görüntülerimin kurumsal iletişim faaliyetleri kapsamında şirket internet sitesi, kurumsal sosyal medya hesapları, kurumsal yayınlar ve tanıtım materyallerinde kullanılmasına açık rıza veriyorum.

□ Vize, Pasaport ve Seyahat Organizasyonlarına İlişkin Açık Rıza

Yurt içi veya yurt dışı iş seyahatlerinin planlanması, vize başvurularının yapılması, konaklama ve ulaşım organizasyonlarının gerçekleştirilmesi amacıyla pasaport, kimlik ve seyahat bilgilerimin işlenmesine ve gerekli olması halinde ilgili kurum, kuruluş ve hizmet sağlayıcılarla paylaşılmasına açık rıza veriyorum.

□ Ticari Elektronik İleti Onayı

Şirket tarafından sunulan ürün, hizmet, kampanya ve diğer bilgilendirmelere ilişkin olarak tarafıma SMS, e-posta, telefon araması ve diğer elektronik iletişim araçları vasıtasıyla ticari elektronik ileti gönderilmesine onay veriyorum.

Yukarıda işaretlediğim doğrultuda kişisel verilerim işlenmesine, kullanılmasına ve paylaşılmasına, gereken süre zarfında saklanmasına açık rızam olduğunu ve bu hususta tarafıma gerekli aydınlatmanın yapıldığını; aydınlatma metninin tarafıma tebliğ edildiğini, bu kapsamda kişisel verilerimin işlenmesine aydınlatılmış açık rızam ile onay verdiğimi kabul, beyan ve taahhüt ederim.

Ad- Soyad :

Tarih :

İmza :